El proceso de pago a proveedores, controla los pagos de facturas dentro de la empresa constructora. El objetivo principal es gestionar de manera eficiente cada etapa del ciclo de vida de las facturas, desde su presentación hasta el pago final, asegurando un control preciso sobre el estado de cada documento.

Características del Proceso:

1. Control del Estado de las Facturas: El proceso permite conocer en todo momento el estado de una factura, desde su presentación hasta su pago final. Las facturas pasan por diferentes estados: pendiente de aprobación, aprobada, y pagada, proporcionando visibilidad y trazabilidad en el proceso de pagos.
2. Gestión Centralizada a través de AFM: El flujo de pagos se gestiona íntegramente a través de la plataforma AFM, comenzando con la creación de una carpeta específica para cada proveedor. Dentro de estas carpetas se cargan las facturas que posteriormente serán evaluadas y aprobadas.
3. Participación de Roles Clave en el Proceso: El Proyect Manager de cada proyecto es responsable de subir las facturas de los diferentes rubros de la construcción. Posteriormente, las facturas pasan a ser revisadas y aprobadas por un gerente de departamento, y finalmente, el contador general realiza el pago.
4. Automatización con Directivas: El proceso se optimiza mediante el uso de directivas dentro de AFM, permitiendo que, con un solo botón, se pueda cambiar el estado de las facturas, enviar documentos por correo electrónico, actualizar fechas y realizar otras acciones clave en el flujo de aprobación.
5. Optimización del Flujo de Aprobaciones: Gracias a la automatización de tareas, el flujo de trabajo se simplifica, facilitando la comunicación entre los distintos departamentos y reduciendo el tiempo necesario para la aprobación y pago de facturas.

Etapas del Proceso:

1. Creación de la Carpeta del Proveedor: Se crea una carpeta específica para cada proveedor en la plataforma AFM, en la cual se almacenan las facturas a procesar.
2. Carga y Presentación de Facturas: El Proyect Manager de cada proyecto sube las facturas correspondientes a los diferentes rubros de la construcción a la carpeta del proveedor.
3. Revisión y Aprobación de Facturas: Las facturas pasan a revisión por el departamento correspondiente, donde un gerente se encarga de la aprobación.
4. Pago de Facturas: Una vez aprobadas, las facturas son remitidas al contador general, quien se encarga de efectuar el pago final.
5. Automatización de Estados y Comunicación: Mediante el uso de directivas, se puede actualizar el estado de las facturas, enviar documentos por correo y realizar ajustes de fechas de manera automatizada.

Este proceso estructurado permite a la empresa mantener un control riguroso sobre los pagos a proveedores, asegurando la eficiencia en la gestión financiera y la correcta ejecución de los pagos en tiempo y forma.