AFM: Optimización de Procesos de Pago a Proveedores - Constructora Nacional
Constructora Nacional ha implementado un sistema avanzado de gestión de pagos a proveedores, dividiendo su flujo en dos procesos clave: el Proceso de Pago a Proveedores de Servicios Básicos y el Proceso de Pago a Proveedores de Fondos para Proyectos y Campos. Estos flujos automatizan y centralizan el control de documentos y aprobaciones, mejorando la eficiencia, la seguridad y la trazabilidad de las transacciones financieras.
Características Generales del Sistema
- Automatización del flujo documental: Los documentos clave, como facturas, contratos y justificaciones, son gestionados automáticamente mediante la creación de carpetas y el uso de directivas para el control de estados.
- Control de aprobaciones: El proceso de aprobación se gestiona de forma secuencial, involucrando a la Asistente Contable, el Contador General, y la Gerencia, según el monto de la factura.
- Trazabilidad: Todos los documentos heredan los datos de la factura, lo que facilita el seguimiento y reduce errores en la gestión de pagos.
- Flexibilidad: El sistema admite diferentes formas de pago, incluyendo cuotas y pagos por porcentaje, según el acuerdo con el proveedor.
Este flujo está diseñado para gestionar el pago de servicios esenciales de la empresa, con un enfoque en la aprobación interna y control detallado de la documentación.
Características del Proceso
- Creación automática de carpetas: Al subir una factura, se crea automáticamente una carpeta que contiene la factura y todos los documentos relacionados, como el contrato del proveedor y justificaciones.
- Herencia de datos: Los documentos cargados a la carpeta heredan los datos de la factura, lo que simplifica la administración y verificación de la información.
- Aprobación escalonada: Si el monto es menor al límite preestablecido, el Contador General puede aprobar el pago directamente. Si excede este monto, se requiere la aprobación de la Gerencia.
Etapas del Proceso
- Subida de factura y documentación: La Asistente Contable carga la factura y los documentos asociados, asignando el estado «Presentar». También se añaden justificaciones y retenciones.
- Aprobación por el Contador General: El Contador revisa los documentos. Si el monto es menor al establecido, el estado cambia a «Pagado». Si es mayor, se solicita la aprobación de la Gerencia.
- Aprobación por Gerencia: El Gerente General revisa y, si corresponde, aprueba el pago cambiando el estado a «Aprobado por Gerencia».
- Registro y finalización: Tras el pago, la Asistente Contable sube las evidencias de pago, selecciona el tipo de pago (en cuotas o porcentaje) y carga el registro contable final.
Este proceso está diseñado específicamente para gestionar pagos a proveedores que trabajan en proyectos específicos de la empresa, donde el control de los fondos asignados y el gasto real es crucial.
Características del Proceso
- Asignación de fondos: Este flujo maneja los pagos relacionados con proyectos de construcción y campos, controlando que los gastos se ajusten a los fondos asignados.
- Cuadro de compensación de fondos: Se verifica el gasto respecto a los fondos asignados, ajustando las diferencias y manteniendo un registro detallado.
- Intervención de múltiples actores: Involucra a Encargados de Proyecto, la Gerencia General y el Contador General en las aprobaciones y ejecuciones de pagos.
Etapas del Proceso
- Subida de factura por el Encargado de Proyecto: El Encargado de Proyecto carga la factura, creando automáticamente la carpeta correspondiente. En esta etapa, también se puede cargar un cuadro de compensación de fondos si los rubros no tienen sustento.
- Revisión y aprobación por la Gerencia General: La Gerencia General revisa si los gastos exceden el fondo asignado y, de ser necesario, aprueba la diferencia.
- Ejecución del pago: El Contador General realiza el pago y la Asistente Contable del flujo sube las evidencias, seleccionando el tipo de pago y completando el registro contable.
Los flujos de Pago a Proveedores de Servicios Básicos y Pago a Proveedores de Fondos para Proyectos y Campos de la Constructora Nacional permiten un manejo eficiente de los pagos, asegurando el control sobre la documentación, la correcta aprobación según los niveles jerárquicos y la trazabilidad de las transacciones. Estos flujos no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también minimizan errores y garantizan el cumplimiento de las normativas internas.
