AFM: Gestión Legal y de Informes de Juicios - Banco Santander Rio (BSR)
El Banco Santander Rio (BSR) ha implementado el sistema AFM para gestionar de manera eficiente las consultas legales y el seguimiento de casos judiciales, optimizando también la provisión financiera asociada a los juicios. Este sistema abarca dos flujos de trabajo principales: la Gestión Legal de Consultas y la Gestión de Informes de Juicios. En conjunto ambos procesos automatizan la clasificación de consultas, el seguimiento de casos, la generación de informes y el cálculo de provisiones financieras.
Este flujo está diseñado para gestionar consultas legales relacionadas con asesorías corporativas y comerciales, así como juicios. AFM permite centralizar la información, optimizar la asignación de consultas y asegurar el seguimiento detallado de cada caso, sin intervenir directamente en la administración de los juicios.
Características del Proceso
- Clasificación y asignación de consultas: Las consultas legales se reciben vía correo electrónico y se suben automáticamente al sistema AFM, que clasifica si se trata de un nuevo caso o de uno ya existente.
- Gestión documental centralizada: Todos los correos, contratos y documentos relacionados se almacenan y gestionan en el sistema bajo el caso asignado, accesible para los usuarios autorizados.
- Asignación de casos: Los casos se distribuyen entre los ejecutivos según su carga de trabajo y la complejidad del caso, garantizando una distribución equitativa.
- Seguimiento y actualización de consultas: AFM facilita el seguimiento continuo de las consultas legales y casos, registrando automáticamente las acciones y actualizaciones.
Etapas del Proceso
- Recepción de consultas: Las consultas legales se reciben por correo y se suben al sistema AFM.
- Clasificación de casos: El sistema determina si la consulta está relacionada con un juicio o es un caso nuevo, asignándole un número único.
- Gestión documental: Se almacenan todos los documentos y comunicaciones bajo el caso en el sistema AFM.
- Distribución de casos: Los casos se asignan a los ejecutivos según su carga de trabajo y complejidad.
- Seguimiento y actualización: Se mantiene un registro detallado de las actualizaciones y acciones relacionadas con cada caso.
Este enfoque permite a BSR gestionar consultas legales de manera eficiente y organizada, mejorando la visibilidad y el control sobre los casos.
Este flujo se enfoca en la Gestión de Informes de Juicios, integrando la información de juicios y automatizando la generación de informes financieros trimestrales. Anteriormente, este proceso se realizaba manualmente mediante hojas de cálculo, lo que incrementaba el riesgo de errores. Ahora, el sistema centraliza la información y reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas como la carga de datos, la creación de reportes y el cálculo de provisiones.
Características del Proceso
- Ingreso y clasificación de casos: Los estudios jurídicos externos cargan la información de los juicios en el sistema a través de archivos Excel, que luego son procesados automáticamente.
- Generación automática de informes: El sistema genera informes trimestrales con detalles actualizados sobre el estado de los juicios y las provisiones necesarias.
- Cálculo de provisión financiera: El sistema calcula las provisiones financieras necesarias para cubrir demandas, intereses y costos asociados, basándose en las tasas de inflación y el estado del juicio.
- Reportes personalizados: Los usuarios pueden generar reportes específicos según criterios como jurisdicción o tipo de juicio, y ajustar las consultas para mayor precisión.
- Optimización de provisiones: Las provisiones calculadas aseguran una reserva adecuada para cubrir las demandas, minimizando las pérdidas financieras.
Etapas del Proceso
- Recepción y carga de datos: Los estudios jurídicos externos cargan la información de los juicios a través de archivos Excel, que luego se estructuran para su análisis.
- Generación de informes: El sistema genera automáticamente informes trimestrales sobre el estado de los juicios y las provisiones financieras.
- Cálculo de provisión: Basado en el estado del juicio y otros factores, el sistema calcula las provisiones necesarias.
- Análisis y ajustes: Se comparan las provisiones con los pagos reales y se ajustan para optimizar las reservas financieras.
- Reportes personalizados: Los usuarios pueden generar reportes específicos según las necesidades del banco.
Este proceso permite a Banco Santander Rio gestionar de manera más eficiente los juicios y las provisiones financieras, eliminando la dependencia de hojas de cálculo y mejorando la precisión en la toma de decisiones.
