Contexto: El cliente implementó AFM para automatizar y centralizar dos procesos clave: la gestión de certificados de retención de proveedores y la administración de contratos de participación con sus sucursales. Antes de la implementación de AFM, estos procesos eran manuales, generaban una carga de trabajo significativa y estaban sujetos a errores y demoras.

Características del Proceso:

1. Gestión de Certificados de Retención:

• • Generación y Almacenamiento: Los certificados de retención, que son documentos emitidos periódicamente (mensual, bimensual, trimestral, etc.) a los proveedores, se generan en SAP. Estos documentos son luego transferidos automáticamente a AFM, donde se categorizan y se les asignan atributos específicos antes de ser almacenados.
  • Acceso a los Proveedores: A través del PORTAL AFM desarrollado para este fin, los proveedores pueden acceder a sus certificados de retención. Ingresando con una cuenta y clave, pueden buscar, visualizar y descargar los certificados según la fecha, año o periodo requerido.
  • Optimización del Proceso: Anteriormente, los proveedores debían contactar al departamento de contabilidad regularmente para solicitar estos certificados, lo que requería la intervención manual de los empleados para generar y enviar los documentos. Con AFM, este proceso se ha automatizado, eliminando la necesidad de llamadas y correos electrónicos, y permitiendo que los proveedores accedan a sus certificados en cualquier momento, reduciendo así la carga operativa del departamento de contabilidad.

     2. Administración de Contratos de Participación:

• • Generación y Revisión: Los contratos de participación con las sucursales, que son documentos internos esenciales para la operación de la empresa, también se generan en SAP. Estos contratos deben ser aprobados tanto por el contratista o asociado como por un auditor externo que verifica las condiciones del contrato.
  • Firma y Publicación: Después de generarse en SAP, los contratos se transfieren a AFM, donde se les asignan atributos específicos y se preparan para la firma digital. Se ha creado un submódulo dentro de AFM que permite la firma digital y electrónica de los contratos en posiciones predeterminadas. Una vez que todas las partes han firmado el documento, el contrato se considera finalizado y se publica en el sistema, quedando disponible para que los asociados puedan acceder y revisar la información cuando lo necesiten.
  • Control de Auditoría: La inclusión de la firma del auditor externo asegura que los contratos cumplen con todas las normativas y requisitos establecidos, proporcionando un control adicional y garantizando la transparencia y validez del proceso.

Etapas del Proceso:

1. Generación y Transferencia de Documentos:

   • Los certificados de retención y contratos de participación se generan en SAP y son transferidos automáticamente a AFM.
   • En AFM, se asignan los atributos correspondientes y se almacenan de forma organizada.

2. Acceso y Descarga de Certificados de Retención:

   • Los proveedores acceden al portal de AFM con sus credenciales, buscan los certificados necesarios y los descargan localmente sin necesidad de intervención manual del equipo de contabilidad.

3. Firma y Publicación de Contratos:

   • Los contratos de participación son revisados y firmados digitalmente por las partes involucradas a través del submódulo de AFM.
   • Una vez completadas todas las firmas, el contrato se publica y queda disponible para su revisión por los asociados.

4. Control de Auditoría:

   • La firma del auditor externo garantiza la validez y conformidad del contrato con las normativas aplicables, brindando una capa adicional de seguridad y control.

Beneficios:

• Automatización y Eficiencia: La implementación de AFM ha reducido significativamente el tiempo y esfuerzo necesario para gestionar certificados de retención y contratos de participación, permitiendo a la empresa operar de manera más eficiente.
• Acceso Simplificado: Proveedores y asociados tienen acceso directo y simplificado a la documentación necesaria, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la carga de trabajo del personal interno.
• Control y Seguridad: La integración de la firma digital y el control de auditoría aseguran la validez legal y el cumplimiento normativo de los contratos, mejorando la seguridad y transparencia en el proceso.