AFM: Proceso de Aprobación de Pagos y Gestión Documental - Construcción
Relevamiento del Proceso Original
Caso aplicado a empresa dedicada a la construcción, bienes raíces y desarrollos inmobiliarios, con un grupo de alrededor de 60 subsidiarias que operan en diversas áreas de la industria, como la fabricación de cemento, ventanas, pisos, y la administración de terrenos y fondos fiduciarios. Antes de la implementación de AFM, la aprobación de pagos y gestión documental se realizaba de manera manual, lo que resultaba en un circuito de trabajo altamente burocrático y propenso a errores.
El proceso implicaba la circulación de documentos en papel entre distintos departamentos, como compras, finanzas, desarrollo y construcción. Se imprimían presupuestos, se comparaban precios en papel y se solicitaban autorizaciones físicas de múltiples áreas. Las facturas, junto con remitos y otros documentos relacionados, se archivaban en legajos que podían superar las 200-300 páginas, dificultando el seguimiento y la respuesta oportuna a los reclamos de proveedores.
Etapas del Proceso Optimizado con AFM
1. Automatización y Digitalización del Circuito de Aprobación de Pagos
Implementar AFM permitió la digitalización completa del proceso de aprobación de pagos. En lugar de circular legajos físicos, los documentos se escanean o se generan electrónicamente y se gestionan a través de la plataforma. Esto incluye presupuestos, órdenes de compra, remitos y facturas. La digitalización facilitó el seguimiento de los documentos, permitiendo conocer en tiempo real en qué estado se encuentra cada trámite, quién lo tiene, y qué acciones se han realizado sobre él.
2. Gestión de Compras y Contrataciones
AFM también optimizó los procesos de compras y contrataciones. Anteriormente, cada tipo de transacción (compra de materiales, contratación de servicios) tenía su propio mecanismo de aprobación y documentación. Con AFM, se modelaron estos procesos dentro de la plataforma, estandarizando y automatizando las aprobaciones necesarias, lo que redujo significativamente los tiempos de respuesta y el margen de error.
3. Integración con Sistemas Contables
La empresa, al contar con alrededor de 70 bases de datos de contabilidad en Tango, implementó una interfaz entre AFM y Tango que permite la sincronización de datos. Esto facilita la consolidación de información contable en un solo lugar, lo que agiliza la consulta de comprobantes y la gestión de pagos a nivel global. El personal ahora puede acceder a toda la información contable desde AFM, sin necesidad de cambiar entre diferentes bases de datos.
4. Gestión de Servicios Públicos
AFM también fue crucial para gestionar el pago de servicios públicos para las múltiples subsidiarias del grupo. Cada mes, se cargan alrededor de 170 facturas de servicios como luz, gas, agua, y otros. Estas facturas se gestionan de manera centralizada en AFM, asegurando que se paguen a tiempo y evitando interrupciones en los proyectos de construcción.
5. Trazabilidad y Transparencia
La trazabilidad de documentos y la transparencia en el proceso se mejoraron notablemente. AFM permite realizar un seguimiento detallado de cada documento, desde su creación hasta su aprobación final. Esto incluye un log de auditoría que registra cada cambio y acción realizada sobre los documentos, lo que reduce las disputas internas y mejora la eficiencia operativa.
6. Adaptación al Trabajo Remoto
Durante la pandemia, AFM demostró ser esencial para mantener las operaciones de la empresa, permitiendo que el personal trabaje de manera remota sin interrupciones. La digitalización completa del proceso y la accesibilidad de la plataforma desde cualquier lugar del mundo garantizaron la continuidad del negocio incluso en las circunstancias más desafiantes.
Conclusión
La implementación de AFM transformó completamente la manera en que la empresa gestiona sus procesos de aprobación de pagos y manejo documental. La digitalización y automatización de estos procesos no solo redujeron el uso de papel y mejoraron la eficiencia, sino que también permitieron a la empresa escalar sus operaciones sin necesidad de aumentar significativamente la dotación de personal. Esta solución flexible y robusta ha sido clave para el crecimiento sostenible y la eficiencia operativa del grupo empresarial.
